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事務って何やるの?

"事務"という仕事は非常にメジャーで誰もが聞いたことのある職種だと思います。 就職活動中の女子大学生が「事務職志望です!」等と言っているのも良く聞く話だと思います。 しかしながら、この"事務"という仕事、実際はどんなことをやっているのでしょうか? 何となくイメージはつくかと思いますが、具体的に全ての業務を列挙する機会というのが意外と少ないのではないでしょうか。 というわけで、私いろいろな求人サイトを調べてみて、事務という職種には細かくみていくとどういったことをしているのか。 下記の通り、一覧にしてみました。何かの参考になれば幸いです。



仕事名説明
ファイリング企業が取引をする中で発生する「発注書」や「見積書」、「契約書」などを書類を整理します。
電話応対B2Bの企業であれば取引企業からの電話、B2Cの企業であれば個人からの電話に出て、担当に取り次ぎま す。
来客対応・お茶出し会社に商談に来た企業の方等を会議室や打合せスペースにへ案内・誘導し、お茶を出します。
郵便物の仕分け会社には色々な郵送物が届きます、契約書、カタログ、DM、製品サンプル等・・ポストから取り出し、宛名の通り振り分けます。中には宛名が無いものもあるので推測する力も必要です。
ファックス整理現代の多くの会社はFAXはパソコン画面上で管理しています。ほっておくと煩雑になるので整理します
ファックス送信書類を取引先などにFAXで送信します。
コピー・ホチキス綴じ複合機(コピー機)を使い、頼まれた書類を印刷します。会議であれば人数分を印刷し冊子にします
エクセルデータ入力売上やは発注内容など色々なデータをエクセルで作った表などに入力します。
専用システムへのデータ入力会社の経営を管理するシステムにデータを入力します。
書類作成(請求書、発注書)ワードやエクセルに必要事項をデータ入力し、書類を作ります。雛形が事前に用意されていることが多いです。
書類発送(郵送・メール便)封筒に宛名を書いて、切手を付けて書類をポストに投函します。会社によっては集荷に来ることも。
伝票等の記入業種によっては手書きで納品書などの伝票を書くことがあります。
資料作成営業の人のお手伝いとして、パワポーイントでプレゼンに使う資料等を作ります。センスが大事。
小口現金管理交通費や交際費など、細かいお金の管理。


事務職として働くには?

やはり求人サイトにアクセスして事務の求人情報を探すのが一番かと思います。 雇用形態に特別こだわりが無い場合は大手の派遣会社に登録するというのも手です。 経験がある方も経験がない方も、まずは登録してみるといいと思います。 特に大手派遣会社は膨大な量の求人情報を抱えていて、福利厚生も充実しています。

転職や年収アップに有利なのはその業界や業種にしかない事務

事務職というと、だいたいが「一般事務」や「営業事務」という言葉に分類されると思いますが、 実は業種・業界など特有の事務職があります。これらは「事務」ではなく、別の名称で呼ばれる事が多いです。 見ていくと、自分が興味のある業種・業界での「事務的なお仕事」が発見できるかもしれません。 また、業界の専門知識が必要になってくるので、一生懸命スキルアップすれば将来的な年収アップや転職、キャリアアップに優位です。 下記の中では特に良いと思うのは特許事務や法律実務、薬事事務もいいですね。高時給です。

業界職種名
不動産不動産事務
病院・クリニック医療事務
介護施設介護事務
銀行・証券会社金融事務、証券事務
特許事務所特許事務
製薬・医療機器薬事事務
法律事務所法務事務
工場工場事務
建築・建設現場事務
学校学校事務

時給が高い、給料が高い事務職とは?

時給が高い、あるいは給与が高い事務とは何でしょうか。 せっかく仕事するなら、やはり少しでも良い条件で働きたいものです。 業界特有の事務、資格が必要な事務、専門性のある事務は給与が高そうです。 下記に掲載するのは大手求人サイトを参考に作ってみた職種ごとの時給一覧表です。 なお、これは首都圏で派遣契約で働いた場合の時給です。

職種名時給
一般事務 \1,470
営業事務 \1,490
学校事務 \1,350
経理 \1,580
秘書 \1,630
受付 \1,370
総務 \1,580
広報・IR \1,630
貿易事務 \1,580
英文事務 \1,680
金融事務 \1,500
OAオペレーター \1,550
データ入力 \1,300
事務軽作業 \1,230

上記の通り平均時給の一覧表を見る『英文事務』が一番時給が高い事が分かります。 やはり、グローバル化社会を迎えた現代において、英語力は非常に重要なスキルのようですね。 また次に時給が高い職種は『秘書』、『広報』が続いています。よって、英語力がない人は秘書、 広報を目指せば高時給を得られると思いますが、残念ながら私はオススメしません。

リスクが大きい、お勧めできない事務系ポジションとは?

この文章を書いている私ですが、実は『元派遣会社の営業マン』です。 年間60社くらいの派遣依頼を受け、100人くらいの面接をしています。 キャリアとしては、10年くらいやってきました。 そんな私がオススメしない、リスクのある事務系職種はズバリ、『秘書』『受付』『広報』です。 このあたりのポジションはずば抜けてスキルがないと生き抜くのが難しいです。 企業の顔としてという側面があり、採用において、容姿や年齢を重視するような企業があるのも、残念ながら事実です。 年老いると仕事が減るという職種を選ぶのはやはりリスクが多く、敢えて選択することをオススメしません。

事務職になるための心構え

どんな職種、仕事でも同じですがマインドセット(心構え)は非常に重要です。 これから事務の仕事をする方、また今後、さらに事務の仕事を磨いていきたい方はぜひ心がけて欲しいポイントを挙げます。

明るく優しく話しかけやすい雰囲気

事務職は基本的には営業や経営者のサポート的な仕事になることが多いです。 よって指示を受けて仕事をするということが多いです。時には、残業をしなければならないような仕事、あるいは難しい事、面倒な事、を頼まれることもあると思います。相手が申し訳なさそうにあなたに相談してくるような事がありましたら、それはチャンスだと思ってください。そこで活躍できれば唯一無二の存在として重宝されることでしょう。しかしながら、こういったチャンスも常日頃、話しかけやすい、仕事を頼みやすい雰囲気をまとっていないとチャンスは訪れません。チャンスを得るためにも明るく優しい話しかけやすい雰囲気を得ることは重要です。

状況を読み取り、先を読むようにする

事務職は頼まれた業務が次のプロセスでどのように扱われるか、あるいは次にどのようなことを頼まれるか、自社の業務フローと対応パターンを頭に入れておくと良いです。頼まれることを想定し、準備をしておいて速いレスポンスで対応できれば、評価も上がっていくことでしょう。

自分の仕事に線引きをしない

「自分は事務だからここまでやればいい」とか「この仕事は私の仕事ではありません。」などと言い、自分の仕事・役割を明確に線引きしようとする人が、割合多くいると思います。事務という仕事は基本的にはルーチン業務が主体で、残念ながら、OAが使えれば誰でもできるという側面があります。そのため、自身のキャリアやスキルはその内に頭打ちになってしまうことがあります。そういう時は、事務以外の仕事にもトライをして事務+αの役割を担えるようにふるまってみましょう。すると、回りからの評価も特別なものになってきます。長く事務として働くため、会社の一員として色々なことが出来るようになるよう線引きは止めましょう。

大手企業の事務職とは

誰もが羨む大手企業での事務職。では中小企業とはどのように違うのでしょうか。 それはまず言えることは大手企業の事務職は専門性が高いという事です。 事務職には、キーパンチャー、事務軽作業、受付、一般事務、営業事務、経理補助、経理事務、総務事務、人事事務、法務、広報、IR、秘書など様々ありますが、その内の総務、人事、法務、広報、IRと呼ばれるような事務系ポジションはほとんどの場合、中小企業にはありません。 大手企業は事業規模が大きく、従業員も多い事から分業制を取っており、こういった職種のエキスパートが必要とされる職場です。

事務職はなぜ人気なのか?

1.土日祝日が休みなので結婚式に出たり、子どもと過ごす時間が確保しやすい

オフィスワークは多くの場合が土日祝日が休みですので、友人の結婚式や子どもの子どもの学校行事などにも参加しやすく、 やはり人気があります。また、何よりも結婚相手が土日休みの場合も多く、合わせたいという人が多くそのため人気です。

2.営業職のような数字ノルマがないため、ストレスが溜まりにくい

事務職たまに「非生産部門」とか「関節部門」などと呼ばれ、軽視される事があります。 この言葉自体は本質的な事を理解できていない浅はかな言葉としか言いようが無いのですが、 そのように言いたくなってしまう側面が有るのも事実です。事務職の場合、多くが営業目標や成約目標のようなものは無いです。その為、数字的なプレッシャーが少なく、ストレスが溜まりにくい仕事と言えるでしょう。

3.座ってする仕事の為、肉体的疲労が溜まりにくい

飲食店や小売店、工場の仕事はとは違い、事務職は基本的にデスクに座り、パソコンに向かってする仕事が多く、肉体的な疲労はあまり溜まりません。その為か、世の中のOlと呼ばれる人は朝活と称して早朝にヨガやダンスなどのエクササイズをするのでしょう。

4.根本的には事務の仕事は誰でもできる

事務にも「専門スキルが必要な職種」と「必要ない職種」がありますが、多くの場合、必要がありません。強いて必要なものを挙げるなら、パソコンの基本操作と電話応対のスキルぐらいでしょうか。そのため、営業職の人も事務をしますし、飲食店の店長もしますし、学校の先生だってします。「事務」という仕事自体は事務職でなくても、する機会が多く有り触れているのです。「事務の仕事はカンタンで私にもできそう!」というイメージを持たれやすく、人気が出やすいのだと思います。

5.残業が少ないため、終業後の時間が確保できる。

こちらは会社や業種、事務職の種類によって変わる部分はありますが、事務職の場合、営業職と違い、打合の為に顧客の営業時間が終わるのを待ったり、遠方の顧客へ訪問したりなどの「相手の都合に合わせる」ということはあまり無いと思います。 よって、月々の残業時間や業務が増える時期、時間帯などの見通しが立ち易いので、終業後の予定を組みやすいです。 終業後に語学スクールにいったり、SPAにいったり、飲みにいったり色々可能性が広がるイメージを持ちやすいので人気がでるのかもしれませんね。

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